Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 1/2024

 

 

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 1/2024

Wiceprezesa Zarządu Lorenc Logistic Polska Sp. z o. o.

z dnia 13.09.2024 r.

w sprawie wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Lorenc Logistic Polska Sp. z o. o.

 

§ 1

1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych  określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów naruszeń prawa czyli działania lub zaniechania niezgodnego z prawem lub mającego na celu obejście prawa, dotyczących m. in.:

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów/usług i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) zdrowia publicznego;

9) ochrony konsumentów;

10) ochrony prywatności i danych osobowych;

11) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

12) konstytucyjnych wolności praw człowieka i obywatela

13) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

14) konstytucyjnych wolności, praw człowieka i obywatela- występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w punkcie       1-13

 

2. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Lorenc Logistic Polska Sp. z o. o. z siedzibą we Włocławku, ul. Zielna 37/39 i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.

3. Wdrożony system przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości za pośrednictwem dostępnych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz  przy zastosowaniu metod zapewniających ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.

4. Procedura zgłoszeń wewnętrznych ustalona została po konsultacji przeprowadzonej w dniach 05-12.09.2024 r. z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie głosowania.

5. Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę drogą e-mailową.

6. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług w Lorenc Logistic Polska Sp. z o. o. przekazuje się tekst procedury zgłoszeń wewnętrznych w Lorenc Logistic Polska Sp. z o. o.  wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

§ 2.

Ilekroć w Procedurze  jest mowa o:

1. Podmiot prawnym   – należy przez to rozumieć podmiot, w którym niniejsza procedura zgłoszeń  wewnętrznych obowiązuje.

2. Dostępne kanały – należy przez to rozumieć obowiązujące w  podmiocie prawnym sposoby dokonywania zgłoszeń tj:

a) adresu poczty elektronicznej  e – mail,

b) numer telefonu do nagrywania się na poczcie głosowej.

c) na wniosek sygnalisty,  spotkanie z osobą lub osobami  wchodzącymi w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie  zgłoszeń.

d) adres do dokonania zgłoszenia wskazanych w § 3 ust.9.

3. Wstępna analiza zgłoszenia -należy przez to rozumieć sprawdzenie, ustalenie czy podjęcie decyzji przez Podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń czy:

a). zgłoszenie  zostało dokonane w wymaganej formie,

b). zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa wymienionych w § 1 ust.1,

c). zgłoszenie w oczywisty sposób jest nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia działań następczych.

4. Podmiotem odpowiedzialnym za przyjmowanie  zgłoszeń - należy przez to rozumieć specjalista ds. HR Lorenc Logistic Polska Sp. z o. o.

5. Zgłoszenie naruszeń prawa - należy przez to rozumieć pisemne lub ustne zgłoszenie w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych w Lorenc Logistic Polska Sp. z o. o. dotyczące przypadków określonych w § 1 ust.1

6. Zgłoszenia  na piśmie -  należy przez to rozumieć zgłoszenia dokonane w sposób określony w  §  2 i 5 w zarządzeniu nr 3/2024 Wiceprezesa Zarządu Lorenc Logistic Polska Sp. z o. o. z dnia 13.09.2024 r. w sprawie ustalenia sposobu  zgłoszeń naruszeń  prawa w Lorenc Logistic Polska Sp. z o. o.

7. Zgłoszenia ustne oraz dokonane podczas bezpośredniego spotkania -  należy przez to rozumieć zgłoszenia dokonane w sposób określony w  §  6 i 7 w zarządzeniu nr 3/2024 Wiceprezesa Zarządu Lorenc Logistic Polska Sp. z o. o. z dnia 13.09.2024 r. w sprawie ustalenia sposobu  zgłoszeń naruszeń  prawa w Lorenc Logistic Polska Sp. z o. o.

8. Podmiotem odpowiedzialnym za dokonanie działań następczych – należy przez to rozumieć Kierownik działu Kadr i Płac Lorenc Logistic Polska Sp. z o. o.

9. Adres do kontaktu należy przez to rozumieć - adres podany przez sygnalistę :

a). na formularzu zgłoszeń wewnętrznych,

b) na e-mail za pośrednictwem którego po wypełnieniu formularza zgłoszeń wewnętrznych dokonano zgłoszenia. 

c). na zgłoszeniu pisemnym bez użycia formularza zgłoszeń wewnętrznych w postaci e -mail,

d) podczas zgłoszenia ustnego na podany numer telefonu.

e) do pisemnego protokołu gdy na  wniosek sygnalisty dokonano zgłoszenia ustnego podczas bezpośredniego spotkania z osobą/osobami wchodzącymi w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie  zgłoszeń.

§ 3.

1. Podmiotem odpowiedzialnym za przyjmowanie  zgłoszeń  jest specjalista ds. HR Lorenc Logistic Polska Sp. z o. o., Podmiot ten sprawuje całościowy nadzór nad przyjmowaniem zgłoszeń naruszeń prawa w Podmiocie prawnym. Podczas nieobecności specjalisty ds. HR Lorenc Logistic Polska Sp. z o. o., jego obowiązki związane z przyjmowaniem zgłoszeń przejmuje specjalista ds. kadry i płac.

2. Odpowiedzialność oraz nadzór o którym mowa w ust.1 obejmuje przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego, wstępną analizę zgłoszenia, potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, dostarczenie informacji  osobom wykonującym pracę, w sposób przyjęty w podmiocie prawnym, o sposobach dostępu do procedury zgłoszeń wewnętrznych w Lorenc Logistic Polska Sp. z o. o.

3. Zasady wyboru składu osobowego Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie  zgłoszeń  oraz  wyłączenia lub zastępowania tych osób określa Zarządzenie nr 2 wydane przez Wiceprezesa Zarządu z dnia 13.09.2024 r. w sprawie powołania podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń  oraz działań następczych, włączeń lub zastępstw.

4. Zgłoszenia dokonane na piśmie sprawdzane są przez Podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych w Lorenc Logistic Polska Sp. z o. o. pod względem wymogów formalnych wynikających z zapisów formularza pisemnego naruszenia prawa określonego w załączniku 1 do w zarządzenia nr 3/2024 Wiceprezesa Zarządu Lorenc Logistic Polska Sp. z o. o. z dnia 13.09.2024 r. w sprawie ustalenia sposobu  zgłoszeń naruszeń  prawa w Lorenc Logistic Polska Sp. z o. o.. lub  postanowień § 5 tego zarządzenia. Zgłoszenia te będą traktowane jak zgłoszenia o naruszeniu prawa gdy zawierają wszystkie informacje zawarte w formularzu  pisemnym naruszeń prawa. 

5. Zgłoszenia dokonane ustnie  oraz podczas bezpośredniego spotkania, są sprawdzane na zasadach określonych w ust.4 w sposób odpowiedni i będą traktowane jako zgłoszenia o naruszeniu prawa w przypadku gdy zawierają wszystkie informacje zawarte w formularzu naruszeń prawa, który stanowi załącznik nr 1 do w zarządzenia nr 3/2024 Wiceprezesa zarządu Lorenc Logistic Polska Sp. z o. o. z dnia 13.09.2024 r. w sprawie ustalenia sposobu  zgłoszeń naruszeń  prawa w Lorenc Logistic Polska Sp. z o. o.

6. Osoba wchodząca w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie  zgłoszeń, w przypadku gdy z treści zgłoszenia naruszeń prawa wynika, że mogła być w jakikolwiek sposób pośredni lub bezpośredni  zaangażowana w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot tego zgłoszenia, nie może  sprawdzać, a także poddawać wstępnej analizie takiego zgłoszenia.

7. Podstawą wyłączenia osoby, o której mowa w ust. 6 jest jej oświadczenie w  tym przedmiocie, umotywowany wniosek sygnalisty lub innej osoby wchodzącej w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń.

8. Wniosek o którym mowa w ust. 7 rozpatrywany jest zgodnie z postanowieniami § 4 i 5 Zarządzenia nr 2 wydanego przez Wiceprezesa Zarządu Lorenc Logistic Polska Sp. z o. o. z dnia 13.09.2024 r. w sprawie powołania podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń  oraz działań następczych, włączeń lub zastępstw.

9. W przypadku, gdy zgłoszenie naruszeń prawa dotyczy osób pełniących funkcje zarządcze lub osób reprezentujących podmiot prawny, osób wchodzącej w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń lub działań następczych sygnalista może dokonywać zgłoszenia bezpośrednio do Kierownika działu kadr i płac w formie wiadomości e-mail na adres sygnalista1@lorenc-logistic.com.pl

10. Sygnalista może dokonywać zgłoszeń za pośrednictwem następujących dostępnych kanałów zgłoszenia naruszeń prawa:

a) adresu poczty e – mail sygnalista@lorenc-logistic.com.pl

b) ustnie poprzez  nagrywanej się pod numerem telefonu  570 751 799

c) na wniosek sygnalisty, podczas spotkania z osobą/osobami wchodzącymi  w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie  zgłoszeń, w ciągu 14 dni liczonych od dnia jego zgłoszenia w sposób określony w § 8 Zarządzenie nr 3/2024 Wiceprezesa Zarządu Lorenc Logistic Polska Sp. z o. o. z dnia 13.09.2024 r. w sprawie ustalenia sposobu  zgłoszeń naruszeń  prawa w Lorenc Logistic Polska Sp. z o. o.

d) poprzez sposób określony w ust. 9.

11. Podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie  zgłoszeń będzie pozostawiał bez rozpoznania   zgłoszenia dokonywane anonimowo.

12. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze i dotyczyć informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą.  Zakazuje się świadomego składania nieprawdziwych informacji w postaci  zgłoszeń o naruszeniu prawa.

13. Osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji w złej wierze podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2  oraz odpowiedzialności cywilnoprawnej poprzez naprawienie wynikłej  szkody lub zadośćuczynienia z tytułu naruszenia dóbr osobistych.

14. W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia, że w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdziwe informacje lub zatajono prawdę, dokonujący zgłoszenia gdy jest pracownikiem może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.

15. W stosunku do osoby świadczącej pracę, usługi lub dostarczającej towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej, dokonanie nieprawdziwych informacji skutkować może natychmiastowym rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy w tym nałożeniem kary umownej, gdy przewidziano taką sankcję w tej umowie. 

16. Dostęp do dostępnych kanałów zgłaszania naruszenia prawa posiadają tylko osoby wchodzące w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie  zgłoszeń,  w ramach upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, wystawionego przez administratora tych danych, którym jest Pomiot prawny.

17. Udział w pracach związanych z stosowaniem procedury zgłoszeń wewnętrznych w tym wstępnej analizy zgłoszenia o której mowa w § 4 osób wchodzącej w skład  Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń, gdy pozostają w stosunku pracy, podlega wliczeniu do czasu pracy. W przypadku gdy podstawą zatrudnienia lub też innej współpracy z podmiotem prawnym tych osób jest nie wynikający z prawa pracy  tytuł  prawny, w celu udziału w pracach, zawiera się z tą osobą umowę o świadczenie usług.

18. W przypadku gdy pracownik wskazany w ust. 5 bierze udział w pracach  Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń w tym  wstępnej analizy zgłoszenia o której mowa w § 4,   po godzinach pracy wynikających z rozkładu czasu pracy obowiązujących tego pracownika, to czas ten jest traktowany i rozliczany jako praca w godzinach nadliczbowych lub w dniu wolnym od pracy.

§ 4. [WSTĘPNA ANALIZA ZŁOSZENIA]

1. Po otrzymaniu zgłoszenia, tylko osoby wchodzące w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń dokonują wstępnej analizy zgłoszenia.

2. Sygnalista otrzymuje w terminie 7 dni od dnia przesłania na adres poczty e- mail, dnia przekazania ustnie lub podczas bezpośredniego spotkania z osobami/osobą wchodzącymi w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń, tj. dnia złożenia  zgłoszenia o naruszeniach przepisów prawa - potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia na adres do kontaktu chyba, że nie wskazał on adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.

3. W przypadku gdy zgłoszenie nie zostało sporządzone  lub dokonane w sposób o którym mowa w § 3 ust. 4 i 5   zgłoszenie przesłane za pośrednictwem e – mail, a gdy go nagrano podczas ustnego zgłoszenia, to w formie protokołu nagranej rozmowy, odsyła  się   w terminie 7 dni na adres do kontaktu, w celu złożenia zawiadomienia w właściwej formie, w terminie 7 dni liczonym od dnia dokonania pierwszego zgłoszenia. Gdy sygnalista nie wskazał adresu do kontaktu postanowienia ust. 3 zdanie drugie stosujemy odpowiednio.

4. W przypadku nie przesłania odesłanego zgłoszenia w wymaganej  formie w terminie określonym w ust. 4, zgłoszenie uważa się za niezgłoszone.

5. W przypadku gdy wstępna analiza zgłoszenia wykazała, że zgłoszenie nie dotyczy naruszeń prawa uzyskanych w kontekście związanym z pracą   sygnalista otrzymuje na adres do kontaktu w terminie 7 dni od dnia złożenia zgłoszenia, informacje o braku podstaw do prowadzenia działań następczych wraz z uzasadnieniem. Gdy sygnalista nie wskazał adresu do kontaktu postanowienia ust. 3 zdanie drugie stosujemy odpowiednio.

6. Podmiot określony w § 3 ust.1 w ramach wstępnej analizy zgłoszenia wewnętrznego może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia działań następczych, w sytuacji gdy zgłoszenie w sposób obiektywnie oczywisty zawiera  nieprawdziwe informacje  lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia działań następczych.

7. Podjęcie decyzji o której mowa w ust.7 następuje na piśmie lub w postaci elektronicznej informacji. Decyzja ta zawiera stanowisko w tej sprawie oraz uzasadnienie o braku podstaw do prowadzenia działań następczych. 

8. W przypadku podjęcia decyzji o której mowa w ust. 7 sygnalista otrzymuje jej treść w terminie 7 dni na adres do kontaktu od dnia złożenia zgłoszenia o naruszeniu prawa . W przypadku gdy pomimo podjęcia tej decyzji sygnalista dalej składa zgłoszenie, które w sposób obiektywnie oczywisty zawiera nieprawdziwe informacje lub dalej  niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia działań następczych, zgłoszenie pozostawia się bez rozpoznania.

§ 5. [DZIAŁANIA NASTĘPCZE]

1.Jeżeli zgłoszenie pozwala na przeprowadzenie działania następczego, następuje jego niezwłoczne wszczęcie, nie później jednak niż w ciągu 30 dniu od dnia potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia przesłanego na jego adres do kontaktu  lub w przypadku braku podania adresu do kontaktu  w terminie 30 dni liczonych od upływu 7 dni od dnia zgłoszenia naruszeń prawa.

2. Skład osobowy Podmiotu do działań następczych powołuje Wiceprezes Zarządu Lorenc Logistic Sp. z o.o. na podstawie upoważnienia stanowiący załącznik 2 do Zarządzenia nr 2/2024.

3. Osoba wchodząca w skład Podmiotu do działań następczych, może powołać do działań następczych wynikających z konkretnego zgłoszenia synglisty, o ile uzna to za zasadne, osobę lub osoby zatrudnione w ramach komórek organizacyjnych podmiotu prawnego, dysponujące wiedzą fachową na temat naruszeń przepisów prawa.

4. Udział w pracach związanych z stosowaniem procedury zgłoszeń wewnętrznych osób wchodzącej w skład  podmiotu do działań następczych, a także osoby zatrudnionej w komórce organizacyjnej podmiotu prawnego dysponujących wiedzą fachową na temat naruszeń przepisów prawa, gdy pozostają w stosunku pracy, podlega wliczeniu do czasu pracy. W przypadku gdy podstawą zatrudnienia lub też innej współpracy z podmiotem prawnym tych osób jest nie wynikający z prawa pracy  tytuł  prawny, w celu udziału w pracach, zawiera się z tą osobą umowę o świadczenie usług.

5. W przypadku gdy pracownik wskazany w ust. 4 bierze dział w posiedzeniu Podmiotu do działań następczych  po godzinach pracy wynikających z rozkładu czasu pracy obowiązujących tego pracownika, to czas ten jest traktowany i rozliczany jako praca w godzinach nadliczbowych lub w dniu wolnym od pracy.

6. W ramach działań następczych osoby wskazane w ust. 3 prowadzą  postępowanie wyjaśniające w szczególności poprzez:

a). analizę dostarczonych przez sygnalistę dokumentów,

b). zapoznanie się z dodatkowymi wyjaśnieniami złożonymi przez sygnalistę,

c). dodatkowe zapytanie sygnalisty,

d) zapoznanie się z wyjaśnieniami osoby której naruszenie przepisów prawa według zgłoszenia sygnalisty dotyczy,

e) dodatkowe zapytanie osoby, o której mowa w ust. 6 pkt. d

f) analizę dokumentów urzędowych lub prywatnych  uzyskanych w trakcie prowadzonego postępowania wyjaśniającego,

g) wyjaśnień złożonych ustnie lub na piśmie lub do protokołu przez wezwane do tej czynności osoby,

h) opinii osób wskazanych w ust.3 dysponujących wiedzą fachową na temat naruszeń przepisów prawa lub/ naruszeń dotyczących obowiązujących w tym Podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych.

7. W ramach działań następczych osoby wskazane w ust.3 mogą prowadzić kontrolę zagadnień objętych zgłoszeniem. 

8. Podstawą wezwania na posiedzenie Podmiotu do działań następczych -  sygnalisty, osoby której naruszenie przepisów prawa według zgłoszenia dotyczy lub innych osób , które nie pozostają w stosunku pracy z podmiotem prawnym, jest polecenie wynikające ze stosunku pracy, które wydaje osoba wchodząca w skład Podmiotu do działań następczych, upoważniona przez osoby/osobę reprezentującą Podmiot prawny. 

9. Podstawą wezwania na posiedzenie Podmiotu do działań następczych -  sygnalisty, osoby której naruszenie przepisów prawa według zgłoszenia dotyczy lub innych osób, które nie pozostają w stosunku pracy z Podmiotem prawnym jest zaproszenie tych osób w celu realizacji postanowień ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024r. Dz.U. 2024r.928 oraz procedury zgłoszeń wewnętrznych obowiązującej w Podmiocie prawnym.

10. W przypadku gdy  pracownik wskazany w ust. 8 bierze udział w posiedzeniach Podmiotu do działań następczych po godzinach pracy wynikających z rozkładu czasu pracy obowiązujących tego pracownika, to czas ten jest traktowany i rozliczany jako praca w godzinach nadliczbowych lub w dniu wolnym od pracy.

11. Osobie wskazanej w ust. 9, która została wezwana na posiedzenie po godzinach świadczenia jakichkolwiek czynności na rzecz podmiotu prawnego, przysługuje wcześniej indywidualnie ustalone wynagrodzenie za każdą pełną godzinę uczestnictwa w tej czynności.

12. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego lub kontroli zagadnień objętych zgłoszeniem, Podmiot do działań następczych podejmuje na piśmie uchwałę wraz z uzasadnieniem z tych postępowań w przedmiocie zgłoszenia naruszenia przepisów prawa. Gdy w skład podmiotu do działań następczych wchodzi jedna osoba  podejmuje on decyzję na piśmie  z postępowania wyjaśniającego lub kontroli w przedmiocie zgłoszenia naruszenia przepisów prawa, co do zasadności zgłoszenia sygnalisty wraz z uzasadnieniem.

13. W przypadku zgłoszenia zasadnego, Podmiot do działań następczych wydaje ponadto na piśmie rekomendacje krótkofalowe o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby lub podmiotu, który/a dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje długofalowe, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w zgłoszeniu, w przyszłości.

14. W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia, Podmiot do działań następczych przekazuje niezwłocznie sygnaliście informację zwrotną o  tych ustaleniach.

15. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, jest informowana po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego lub kontroli przez Podmiot do działań następczych o zgłoszeniu sygnalisty w celu dochodzenia od tego ostatniego odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.

16. Podmiot do działań następczych informacje o których wynikające z  ust. 14,15,16 przekazują sygnaliście w formie informacji zwrotnej w nieprzekraczającym terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu.

§ 6. [ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH]

1. Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania takich działań wobec sygnalisty, który dokonał zgłoszenia zarówno wewnętrznego jak i zewnętrznego, a także ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą o ochronie o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024r. ( Dz.U. 2024.928)

2. Podejmowanie jakichkolwiek działań prób lub gróźb zastosowania takich działań wobec sygnalisty który dokonał zgłoszenia zarówno wewnętrznego jak i zewnętrznego, a także ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą o ochronie o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024r. ( Dz.U. 2024.928), będą traktowane w przypadku pracownika jako naruszenie jego podstawowych obowiązków i może skutkować odpowiedzialnością porządkową lub wypowiedzeniem, rozwiązaniem umowy z podmiotem prawnym, a także odpowiedzialnością karną.

3. Podejmowanie jakichkolwiek działań, prób lub gróźb zastosowania takich działań wobec sygnalisty który dokonał zgłoszenia zarówno wewnętrznego jak i zewnętrznego, a także ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą o ochronie o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024r. ( Dz.U. 2024.928), będą traktowane w przypadku osoby wykonującej pracę w Podmiocie prawnym na innej podstawie niż stosunek pracy, jako podstawa natychmiastowego rozwiązaniem tej umowy z podmiotem prawnym, a także skutkować będą odpowiedzialnością karną.

§ 7. [DANE OSOBOWE]

1. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Inspektora Ochrony Danych Osobowych w Podmiocie prawnym w celu podjęcia działań zgodnych  z przepisami prawa.

2. Podmiot prawny gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych w Lorenc Logistic Polska Sp. z o. o. oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

3. W celu zapewnienia nieujawnienia tożsamości sygnalisty dostęp do dostępnych kanałów zgłoszenia naruszeń prawa mają jedynie określone osoby, które są upoważnione do przetwarzania danych osobowych w związku z stosowaniem procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych i tym samym do przetwarzania tych danych.

4. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba  że za wyraźna zgodą sygnalisty.

5. ust. 4 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

6. Przed dokonaniem ujawnienia, o którym mowa w ust. 5, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

7. Podmiot prawny albo organ publiczny po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

8. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm. 2 ), zwanego dalej "rozporządzeniem 2016/679", nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów Dz.U.2024.928 albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

9. Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g rozporządzenia 2016/679 w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów Dz.U.2024.928 albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.

10. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia zewnętrznego oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Rzecznika Praw Obywatelskich przez okres 12 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

11. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny oraz organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

12. W przypadku, o którym mowa w ust. 10 i 11, Rzecznik Praw Obywatelskich, podmiot prawny i organ publiczny usuwają dane osobowe oraz niszczą dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się.

13. Przepisu ust. 12 nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.

§ 8.  [REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH]

1. Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń, wewnętrznych niezależnie od wstępnej analizy zgłoszenia i dalszego przebiegu działań następczych.

2. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Podmiot odpowiedzialnego za przyjmowanie  zgłoszeń wewnętrznych.

3. Szczegółowe zasady prowadzenia Rejestru zgłoszeń reguluje Zarządzenie nr 4 Wiceprezesa Zarządu Lorenc Logistic Polska Sp. z o. o. z dnia 13.09.2024 r w sprawie prowadzenia Rejestru zgłoszeń wewnętrznych w Lorenc Logistic Polska Sp. z o. o.

§ 9. [INFORMACJE DOT. ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH]

1.Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej z pominięciem Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych w Podmiocie Prawnym.

2.Zgłoszenie dokonane podmiotów wskazanych w ust.1 z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024r.  o ochronie sygnalistów Dz.U. 2024. 928

3. Zgłoszenia zewnętrzne są przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.

4. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie na odpowiednio takich samych zasadach jak w przypadku zgłoszenia wewnętrznego. 

 

 

§ 10. [POSTANOWIENIA KOŃCOWE]

1. Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych odpowiada Wiceprezes Zarządu Lorenc Logistic Polska Sp. z o. o.

2. Ocena adekwatności i skuteczności Procedury Zgłoszeń  Wewnętrznych dokonywana jest przez specjalistę ds. zarządzania jakością.

3. Przeglądu Procedury zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się systematycznie, nie rzadziej niż co 6 miesięcy.

4. Osobą odpowiedzialną za zapoznanie pracowników z procedurą zgłoszeń wewnętrznych jest specjalista ds. HR.

5. Osobą odpowiedzialną za wstępne i okresowe co 5 lat  szkolenia z zakresu  objętego Procedurą Zgłoszeń wewnętrznych jest specjalista ds. HR.

6. Procedura wchodzi w życie z dniem 25 września 2024 roku

7. W sprawach nieuregulowanych w Procedurze Zgłoszeń Wewnętrznych zastosowanie mają postanowienia ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów Dz.U. 2024r. 928.  oraz odpowiednio stosujemy przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 2023r. poz. 1465) oraz ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. - Kodeks cywilny (Dz.U. z 2023r. poz. 1610 ze zm. oraz z 2023r. poz. 1933)